La conservazione delle dichiarazioni fiscali

Con la pubblicazione della risposta all’interpello n.518 del 12 dicembre  2019, l’Agenzia delle Entrate è intervenuta a dare ulteriori indicazioni su come eseguire la conservazione delle dichiarazioni fiscali. In particolare, prima di procedere ad analizzare un esempio di processo che potrebbe essere adottato dallo studio professionale, è opportuno ricordare almeno i seguenti cinque aspetti rilevati dalla stessa Agenzia delle Entrate:

? Obbligo di rilascio al contribuente dell’impegno a trasmettere, ed entro 30 giorni dal termine di trasmissione, consegna della dichiarazione inviata e della copia della ricevuta.

Così come contemplato dall’art.3, comma 6, secondo periodo del DPR 322/98, i soggetti incaricati alla trasmissione (e.g. Commercialisti), anche se non richiesto, devono rilasciare al contribuente l’impegno a trasmettere in via telematica all’Agenzia delle Entrate i dati contenuti nelle dichiarazioni, nonchè, entro 30 giorni dal termine previsto per la trasmissione telematica, rilasciare la dichiarazione trasmessa redatta su modello conforma e quello ministeriale, e copia della comunicazione dell’Agenzia delle Entrate di ricezione della dichiarazione;

? L’impegno alla trasmissione può essere cumulativo e contenuto nell’incarico professionale sottoscritto dal contribuente.

L’art.3, comma 6-bis, del medesimo DPR 322/98, rileva poi che se il contribuente conferisce l’incarico per la predisposizione di più dichiarazioni o comunicazioni, i soggetti incaricati alla trasmissione rilasciano l’impegno cumulativo a trasmettere in via telematica all’Agenzia delle Entrate i dati contenuti nelle dichiarazioni o nelle comunicazioni. Da aggiungere poi che l’impegno cumulativo può essere contenuto nell’incarico professionale sottoscritto dal contribuente se vi sono indicate le dichiarazioni e le comunicazioni per le quali il soggetto incaricato si impegna a trasmettere in via telematica i dati in esse contenute all’Agenzia delle Entrate;

? La sottoscrizione da parte dell’intermediario del riquadro relativo all’impegno alla presentazione telematica presente nel frontespizio, non è richiesta successivamente alla presentazione della dichiarazione.

A tal proposito ecco quanto riportato testualmente nella risposta all’interpello n.518 del 12 dicembre  2019:”Coerentemente con le norme sopra richiamate, le istruzioni alla compilazione dei modelli dichiarativi prevedono la sottoscrizione da parte dell’intermediario del riquadro relativo all’impegno alla presentazione telematica, presente nel frontespizio delle dichiarazioni. Tale sottoscrizione precede l’invio telematico e, dunque, non è richiesta successivamente alla presentazione della dichiarazione.

? La copia della dichiarazione conservata dall’intermediario può anche non riportare la sottoscrizione del contribuente.

Su questo punto è utile richiamare le risoluzioni n.298/E del 18 ottobre 2007 e  n.354/E del 8 agosto 2008 ove veniva rilevato che mentre la sottoscrizione dell’originale della dichiarazione eseguita dal contribuente è un “elemento essenziale del modello”, questo non ricorre invece con  riguardo alla “copia“ che sarà conservata dall’intermediario alla trasmissione, e quindi nella pratica la copia della dichiarazione conservata dallo studio professionale quale intermediario, può anche non riportare la sottoscrizione del contribuente.

? Consegna al contribuente della dichiarazione e della ricevuta tramite piattaforma web.

Con la risposta all’interpello n.97 del 6 dicembre 2018, veniva ammessa la possibilità di impiegare una piattaforma web per consegnare al contribuente, entro 30 giorni dal termine previsto per la trasmissione telematica, la dichiarazione trasmessa redatta su modello conforme a quello ministeriale, e copia della comunicazione dell’Agenzia delle Entrate di ricezione della dichiarazione.

Con riguardo invece al processo di conservazione che potrebbe essere adottato dallo studio professionale senza che vi sia necessariamente la convocazione in studio del contribuente per le firme, questo può essere semplificato nei seguenti 5 passaggi chiave:

1) Dopo aver trasmesso telematicamente la dichiarazione all’Agenzia delle Entrate, entro i 30 giorni dal termine previsto per la trasmissione telematica, lo studio firma digitalmente la dichiarazione ed unitamente alla copia della ricevuta di avvenuta ricezione, le mette a disposizione del contribuente tramite l’ausilio di una piattaforma web (oppure eventualmente le trasmette al contribuente tramite PEC o semplice email);

2) Contestualmente, oppure immediatamente dopo, invio al contribuente di una comunicazione tramite email o PEC in cui viene informato della messa a disposizione nella piattaforma web della dichiarazione e della copia della ricevuta di avvenuta ricezione, fornendo le istruzioni su come  eseguire il download ed illustrando altresì gli obblighi di conservazione;

3) Conservazione digitale della “copia” della dichiarazione da parte dello studio senza che questa riporti la sottoscrizione del contribuente, rilevando però che un eventuale sottoscrizione potrebbe essere acquisita tramite per esempio l’impiego di una firma elettronica con OTP oppure del tipo “Point & click” presente nella piattaforma web;

4) Per i clienti dotati di firma digitale, conservazione digitale ad opera dello studio o di un terzo conservatore, dell’originale della dichiarazione firmata digitalmente dal contribuente, congiuntamente alla copia della ricevuta di avvenuta ricezione della dichiarazione;

 5) Per i clienti non dotati di firma digitale, stampa cartacea della dichiarazione  presente nella piattaforma web (o trasmessa tramite PEC o email), apposizione della firma autografa, e conservazione ad opera del cliente, oltre che della copia cartacea della dichiarazione, anche della dichiarazione ricevuta insieme alla copia della ricevuta di avvenuta ricezione della dichiarazione.

Il processo esposto è solo un esempio di come lo studio potrebbe gestire la conservazione delle dichiarazioni dei propri clienti, rilevando altresì che vi sono altre modalità basate sulla firma grafometrica oppure su altre forme di firma elettronica.