Gli standard di atti e documentinel processo tributario telematico

Una volta esaminate le questioni concernenti le modalità tecniche per la notificazione degli atti di opposizione, è ora il caso di occuparci degli standard che devono caratterizzare atti e documenti che si intendono introdurre nel processo tributario telematico.

Va innanzitutto premesso che, nel predisporre i file necessari per la difesa e la complessiva attività di patrocinio tributario, non sussiste alcuna differenza se il difensore si trova nella fase di notifica del ricorso o dell’appello nei confronti dell’ente impositore ovvero nella fase di deposito degli atti, tramite la piattaforma gestita dal S.I.Gi.T., presso la competente Commissione tributaria.

Infatti, l’articolo 2 del Decreto MEF n. 163/2013 – definito Regolamento del PTT, al comma 2 testualmente prevede che “La trasmissione, la comunicazione, la notificazione e il deposito di atti e provvedimenti del processo tributario, nonché di quelli relativi al procedimento attivato con l’istanza di reclamo e mediazione, avvengono con modalità informatiche nei modi previsti dal presente regolamento”, così da richiedere la modalità digitale già con l’avvio del procedimento ravvisabile nella notifica dell’atto all’ente impositore.

La previsione normativa di cui si è appena detto è stata sostanzialmente riprodotta nell’articolo 6 del Decreto del Direttore Generale delle Finanze del 4 agosto 2015 – atto che ha fissato le regole tecniche alla stregua del Regolamento – che, al primo comma, contempla come “Tutti gli atti e i documenti informatici notificati tramite PEC devono rispettare i requisiti indicati nell’art. 10”.

Ed eccoci giunti alla stazione d’arrivo, ossia l’articolo 10 che statuisce gli standard, differenziandoli in ragione della loro peculiarità, ossia a seconda che si tratti di “atto processuale” ovvero di “documento allegato”: standard tecnici, questi, che garantiscono l’autenticità, la leggibilità, l’integrità, l’immodificabilità e l’affidabilità degli atti digitali processuali nel tempo, come previsto dall’art. 44 del D. Lgs. n. 82/2005 – il Codice dell’Amministrazione Digitale – anche ai fini della loro conservazione sostitutiva.

Tanto per essere chiari, nella categoria degli “atti processuali” sono annoverabili il ricorso, il ricorso/reclamo, l’appello, l’atto di controdeduzioni, le istanze di fissazione pubblica udienza o di differimento della trattazione, la richiesta di misure cautelari, eccetera: i “documenti allegati”, invece, sono quanto il difensore ritiene opportuno utilizzare a suffragio del proprio atto difensivo, come le copie di sentenze, la documentazione estratta dalle scritture contabili del contribuente, un rapporto economico, le tabelle di analisi statistiche, eccetera.

Pertanto, per gli “atti processuali” vengono richieste le caratteristiche di essere “nativi digitali”, redatti con un sistema di videoscrittura in assenza di qualsiasi operazione di stampa o scansione che farebbero perdere il requisito della “natività digitale”, e il possesso dei seguenti requisiti per il file generato:

• formato PDF/A-1a o PDF/A-1b;
• assenza di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili;
• assenza di restrizioni per le operazioni di selezione e copia, con conseguente inammissibilità della “copia per immagine”;
• dimensione massima per ogni singolo documento informativo pari a 10 MB;
• sottoscrizione con firma elettronica qualificata o firma digitale nei formati CADES o PADES.

Passando ai “documenti allegati”, per questi è a dir poco fisiologica l’ammissibilità di documenti analogici scansionati in formato immagine, nel rispetto, tuttavia, dei seguenti requisiti per i file generati e utilizzati dal difensore:

• formato PDF/A-1a o PDF/A-1b, ovvero TIFF con una risoluzione non superiore a 300 DPI, in bianco e nero e compressione CCITT Group IV (modalità fax);
• assenza di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili;
• dimensione massima per ogni singolo documento digitale pari a 10 MB;
• sottoscrizione con firma elettronica qualificata o firma digitale nei formati CADES o PADES.

A fattor comune per ambedue le categorie, va ricordato che non è possibile notificare e/o trasmettere i file nei formati compressi, atteso che il Processo Tributario Telematico non gestisce questo tipo di file: pertanto, non sono ammessi file con estensioni, ad esempio e tanto per restare ai formati più comuni, .zip o .rar.

Infine, va ricordato che nell’area riservata del PTT è disponibile il servizio di verifica e conversione file TIF/TIFF e PDF/A, che permette di verificare, prima dell’invio, il formato, la dimensione ed il nome del documento, nonché di trasformare i file dal formato PDF al formato PDF/A, ai fini della loro conservabilità.

I formati a tal proposito gestiti dal SIGIT sono i seguenti: Bitmap Image – (BMP); Email Markup Language – (EML); eXtensible Markup Language – (XML); Graphics Interchange Format – (GIF); Joint Photographic Experts Group – (JPEG); Microsoft Office Excel – (XLS, XLSX); Microsoft Office Word – (DOC, DOCX); Open Document Format – (ODT); Portable Document Format – (PDF); Portable Network Graphics -(PNG); Tagged Image File Format (TIFF).